V skladu s 66. členom ZOFVI ima vsak oddelek po enega predstavnika, ki ga starši izvolijo na roditeljskem sestanku oddelka. Čeprav zakon tega ne predvideva, je v veliko poslovnikih določeno, da se v oddelkih izvoli še namestnika predstavnika. V praksi se to izvaja tudi v marsikateri šoli, kjer sveti staršev poslovnika niti še nimajo.

Glavni namen izvolitve namestnika je zagotavljanje udeležbe na sejah sveta staršev. Z vidika sveta staršev kot posvetovalnega organa oziroma foruma za izmenjavo inoformacij med starši in vodstvom šole je ta praksa popolnoma primerna.

Deljena pa so mnenja glede sodelovanja namestnika predstavnika pri glasovanju in še posebej pri volitvah v organe šole zlasti v svet zavoda. Po eni razlagi ima voljeni namestnik predstavnika v svetu staršev enako pravico sodelovati pri glasovanju oziroma volitvah kot član sveta staršev, po drugi razlagi je članstvo v voljenih organih osebna funkcija, ki ne predvideva namestništva, in je zato lahko glasovanje namestnikov in njihovo sodelovanje v volilnem postopku neveljavno.

Predlagamo, da se, v primeru če imajo predstavniki v svetu staršev namestnike, seje, na kateri svet staršev voli predstavnike staršev v svetu zavoda, udeležijo predstavniki sami.

Ne glede na zgornjo razlago pa ima polno funkcijo namestnika kot predstavnika oddelka le namestnik, ki je na to funkcijo izvoljen na roditeljskem sestanku. Take funkcije nimajo namestniki, ki se sestanka udeležijo po osebnem pooblastilu predstavnika ali voljenega namestnika oddelka. Na tak način pooblaščeni namestniki sicer zagotovijo zastopanje razreda v razpravi, ne morejo pa sodelovati na nobenem glasovanju ali volitvah. Njihova prisotnost tudi ni upoštevana pri ugotavljanju sklepčnosti sveta.

Poleg rednega udeleževanja sej in posredovanja informacij z roditeljskih sestankov je pomembno, da član o delu sveta staršev redno obvešča starše oddelka, ki ga zastopa.

Pri varovanju podatkov moramo razlikovati med varovanjem podatkov, ki so opredeljeni kot tajni ali kot poslovna skrivnost in neobjavo ali morebitnim neposredovanjem gradiva na sejo, ki bi moralo biti javno dostopno.

Za opredelitev tajnosti podatkov poskrbi vodstvo šole, saj je za zakonitost poslovanja zavoda in njegovih organov zadolžen ravnatelj. Tudi če član sveta staršev ob posamičnem primeru ni posebej opozorjen, je prav, da varuje vse osebne podatke, recimo osebne podatke učencev, staršev, ali zaposlenih javnega zavoda. Član sveta zavoda mora varovati tudi osebne podatke kandidatov v postopku imenovanja ravnatelja.

Kot tajno pa ne more biti opredeljeno gradivo, ki se po sprejemu s strani ustreznega organa (npr. sveta zavoda) javno objavi (LDN, vzgojni načrt, pravila šolskega reda,...) ali postane po potrditvi del zapisnika seje sveta staršev (poročilo šolskega sklada, predlog skupne nabavne cena delovnih zvezkov in drugih učnih gradiv, predlog nadstandarda,...).

ZOFVI v 66. členu posebej ne opredeljuje funkcije predsednika sveta staršev. V 47. členu je recimo opredeljena funkcija predsednika sveta zavoda. Po drugi strani funkcijo predsednika in celo njegovega namestnika opredeljujejo na primer ustanovni akti osnovnih šol, katerih ustanoviteljica je MOL. V vsakem primeru je smiselno, da člani izmed sebe izvolijo nekoga, ki delo sveta staršev vodi.

Pooblastila predsednika sveta staršev so omejena izključno na delo sveta staršev. Njegove naloge so povezane predvsem z vodenjem in organizacijo dela sveta, zlasti še s pripravo in vodenjem sej sveta staršev.

Predsednik sveta staršev nima nobene funkcije v okviru drugih organov šole, razen če ni njihov član. Predsednik sveta staršev tudi nima nobenih posebnih pooblastil za zastopanje interesov staršev ali otrok razen v okviru oddelka, ki ga v svetu staršev predstavlja.

V zvezi z večletnim mandatom predsednika sveta staršev imamo več možnosti. Nekateri poslovniki že določajo, da lahko svet staršev predsednika imenuje za obdobje več let. Najprej je treba pojasniti, da večletni mandat ni v nasprotju s predpisi, razen če bi bil enoletni mandat eksplicitno določen v odloku o ustanovitvi.

Dodana vrednost večletnega mandata je, da se v delu sveta staršev zagotovi neka kontinuiteta dela. V marsikaterem svetu staršev se članstvo pogosto menja. Ob tem imajo starši pogosto tudi omejene kompetence in slabo poznajo pristojnosti sveta staršev. Zaradi tega je dobrodošlo, če delo sveta dalj časa vodi isti član, ki s časom pridobi ustrezne izkušnje.

Mogoče je ena od možnosti, da se v delu sveta staršev na eni strani zagotovi kontinuiteta dela, na drugi pa vzpostavi določen nadzor nad kakovostjo vodenja sveta staršev ravno predlog, da se predsednika sveta staršev izvoli za obdobje več (na primer 3) let, pri čemer se vsako leto na prvi seji v šolskem letu ta mandat potrdi.

Glede na to, da so pooblastila predsednika sveta staršev omejena izključno na delo samega sveta, ne bi bilo smiselno, da se omejuje število mandatov predsednikovanja. Organiziranje dela organa kot je svet staršev vseeno zahteva nekaj kompetenc in tudi nekaj časa, zato ponavadi, kakor ugotavljamo tudi iz prakse, za to funkcijo prevelikega zanimanja ni.

Namestnik predsednika nima samostojnih zadolžitev. Naloge opravlja le po pooblastilu predsednika. Smiselno je, da namestnik predsednika sodeluje pri pripravi seje, saj lahko le na tak način ob morebitni predsednikovi odsotnosti kakovostno izvede vodenje seje.

Delovnih skupin, ki jih ustanovi svet staršev, ne smemo mešati z delovnimi skupinami, ki jih ustanovi vodstvo šole, in v katerih sodelujejo tudi starši, recimo delovne skupine, ki jih predvidevajo že predpisi (pritožbena komisija, komisija za prehrano) ali delovne skupine, ki so ustavljene po lastni iniciativi (DS za pripravo predloga vzgojnega načrta, pravil šolskega reda, programa razvoja šole).

Delovne skupine, ki jih ustanovi svet staršev, so praviloma projektne z omejenim časom delovanja. Ob ustanovitvi delovne skupine mora svet staršev opredeliti vsaj namen, zasedbo in časovni okvir delovne komisije. Delovna skupina naj ima vodjo, ki je zadolžen za koordiniranje dela in poročanje o rezultatih.