V praksi so v poslovnikih predvidene dve, tri ali štiri seje. V vzorcu poslovnika predvidevamo tri redne sklice sej.

Termin prve seje je vezan na začetek šolskega leta oziroma na rok 30. september, do katerega mora svet šole potrditi letni delovni načrt šole. Svet staršev mora pred tem podati o letnem delovnem načrtu svoje mnenje.

Smiselno je, da se sejo sveta staršev skliče ob koncu 1. ocenjevalnega obdobja oziroma po zimskih šolskih počitnicah.

Termin zadnje seje v šolskem letu je sicer omejen s koncem šolskega leta. Datum 24. junij je dejansko določen povsem formalno. V praksi pa je treba sklic seje vezati na rok 10. junij, do katerega mora ravnatelj šole pridobiti soglasje k nabavni ceni delovnih zvezkov in drugih učnih gradiv.

Predlagani obvezni točki poročanja od članov sveta staršev zahtevata tudi določeno odgovornost. Predstavniki oddelkov poročajo o zadevah, ki se tičejo celega oddelka in ne o primerih posameznih učencev. Vodenje te točke zahteva tudi veščine predsedujočega, da oceni, katera zadeva pod točko sodi in katera ne. Dobra podlaga za vodenje te točke je Okrožnica ZASSS 4/2012

Vzdrževanje reda na seji omogoča udeležencem, da enakopravno sodelujejo v razpravi. Pripravili smo dve varianti besedil člena.

Prva varianta besedila prepušča več inicative predsedujočemu. Besedilo ne opredeljuje natančno, kako poteka razprava posamezne točke. Predpostavlja se, da se ob posamezni točki najprej poroča glede na temo oziroma vsebino točke. Nadaljuje se s konstruktivno razpravo. Predsedujoči sam oceni, kdaj je smiselno razpravo zaključiti. Po lastni presoji oziroma po reakcijah sodelujočih oceni, če kateri od sodelujočih s svojimi razpravami moti potek dela in po svoji presoji od njega tudi zahteva, da sejo zapusti.

Druga varianta potek razprave ob posamezni točki opredeljuje bolj natančno. Vsaka faza razprave je opisana v svojem odstavku. Tako zapisan člen je lahko dobra opora predsedujočemu, tudi če sicer nima večjih izkušenj pri vodenjih sestankov. V besedilu je zapisano, da predsedujočemu v nekaterih fazah s proceduralnimi odločitvami pomaga cel svet staršev. Ob doslednem upoštevanju vseh določb takega člena je treba paziti, da razprava ne bi postala žrtev procedure.

V volilno komisijo ne morejo biti imenovani kandidati na volitvah. Zaradi tega je smiselno, da se volino komisijo izvoli, ko je kandidacijski postopek že kočan.

Praksa pisanja zapisnika je različna. Zapisnik pišejo tako člani sveta staršev sami, lahko tudi administrativno osebje šole ali celo vodstvo šole. Če zapisnik pišejo člani sveta sami, je priporočljivo, da to dela nekdo, ki je pisanja zapisnikov vešč. Dogovorjena naj bo stalna oblika zapisnika, ki naj bo pregleden. Dosledno se je treba držati določil poslovnika o vsebini zapisnika.

Če zapisnik pišejo predstavniki šole, se je potrebno dogovoriti, da se zapisnik piše objektivno oziroma, da se ne izpušča zadev, ki so se staršem zdele v razpravi bistvene.

Poleg navedenih vsebin naj bodo sestavni del zapisnika priložena gradiva, ki se tičejo sklepov, s katerimi je svet staršev dajal soglasje na predloge vodstva šole (skupna nabavna cena DZ in drugih učnih gradiv, nadstandardni program).

Rok za dokončanje zapisnika 7 dni je le možnost. Predlagamo, da se v poslovnik zapiše rok, ki je bil v praksi v veljavi v dosedajnjem delu sveta staršev.

Delovnih skupin, ki jih ustanovi svet staršev, ne smemo mešati z delovnimi skupinami, ki jih ustanovi vodstvo šole, in v katerih sodelujejo tudi starši, recimo delovne skupine, ki jih predvidevajo že predpisi (pritožbena komisija, komisija za prehrano) ali delovne skupine, ki so ustavljene po lastni iniciativi (DS za pripravo predloga vzgojnega načrta, pravil šolskega reda, programa razvoja šole).

Delovne skupine, ki jih ustanovi svet staršev, so praviloma projektne z omejenim časom delovanja. Ob ustanovitvi delovne skupine mora svet staršev opredeliti vsaj namen, zasedbo in časovni okvir delovne komisije. Delovna skupina naj ima vodjo, ki je zadolžen za koordiniranje dela in poročanje o rezultatih.